Términos y condiciones

Estos términos rigen el uso de Portalis. Al contratar el servicio o al crear una cuenta, la persona que lo hace declara que tiene facultades para obligar al condominio que representa, y acepta lo que sigue.

1. Quién presta el servicio

[RAZÓN SOCIAL], RFC [RFC], con domicilio en [DOMICILIO FISCAL], a quien en adelante llamamos Portalis. El condominio que contrata es el Cliente.

2. Qué es Portalis

Un servicio de software en la nube para administrar un condominio: padrón de unidades, cálculo y cobro de cuotas, estados de cuenta, pases de acceso para visitas y bitácora de la caseta, con los residentes participando por WhatsApp.

Portalis no es un administrador de condominios, ni un despacho contable, ni un asesor legal, ni una institución financiera. No sustituye al administrador, al comité de vigilancia ni a la asamblea, y no opina sobre el contenido del reglamento interno: lo aplica tal como el Cliente lo configura.

3. Cuenta y elegibilidad

El servicio es para personas mayores de edad que administran o forman parte del órgano de gobierno de un condominio en México. Cada persona entra con su propia identidad; las credenciales no se comparten. El Cliente es responsable de dar de baja a quien deje el cargo, y de avisarnos de inmediato si sospecha que alguien más entró a su cuenta.

Los residentes no se dan de alta solos: se vinculan a su condominio con un código que emite la administración.

4. Precio y facturación

• El precio se calcula por unidad activa y hay un mínimo mensual. Las tarifas vigentes son las publicadas en la página de precios.
• Los precios no incluyen IVA; se agrega al facturar.
• La suscripción se cobra por adelantado, cada mes, con la tarjeta registrada. En la versión actual sólo se aceptan pagos con tarjeta.
• Si el número de unidades activas cambia a media suscripción, el ajuste se refleja en el siguiente periodo.
• Emitimos CFDI 4.0 con los datos fiscales que el Cliente capture. Un CFDI mal emitido por datos fiscales incorrectos se corrige, pero el error es del Cliente.
• Podemos cambiar las tarifas avisando con 30 días naturales de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que entren en vigor.

Las cifras publicadas hoy son provisionales mientras se cierra el modelo comercial; la tarifa que aplica es la que quede confirmada por escrito al contratar.

5. Prueba de 30 días

Treinta días naturales completos, sin tarjeta. Al terminar, si no se contrata, la cuenta pasa a sólo lectura: la información sigue ahí para consultarla y exportarla, pero no se pueden emitir cargos ni pases nuevos.

6. Falta de pago

Si un cobro no procede, avisamos y damos un periodo de gracia de 10 días naturales. Vencido ese plazo la cuenta pasa a sólo lectura con las mismas reglas del punto anterior. No borramos la información por falta de pago dentro de los plazos de conservación del punto 12.

7. Cobros a residentes

Los pagos de los residentes se procesan a través de Stripe, con cargos de destino hacia la cuenta del condominio. El dinero de las cuotas no se queda en Portalis.

Portalis es responsable frente a Stripe de las contracargas y las devoluciones de esas operaciones, y podrá repercutir al Cliente el importe de una contracarga cuando derive de un cargo que el propio Cliente emitió por error o sin fundamento en su reglamento.

Aplican además los términos de Stripe al Cliente en lo que corresponda a su cuenta conectada.

8. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

• Cargar información veraz: padrón de unidades, indivisos y cuotas conforme a su escritura constitutiva, su reglamento y sus acuerdos de asamblea.
• Informar a sus residentes de qué datos entrega a Portalis y para qué, y contar con la base legal para hacerlo. El Cliente es el responsable de esos datos personales frente a la LFPDPPP; Portalis actúa como encargado.
• Usar el canal de WhatsApp únicamente para asuntos del condominio, y nunca para publicidad de terceros ni mensajería masiva ajena al servicio.
• No usar Portalis para cobrar conceptos que su reglamento no autorice, ni para presionar, exhibir o discriminar a un residente.
• No intentar vulnerar la plataforma, extraer datos de otros condominios, someterla a ingeniería inversa ni revenderla.

9. Tratamiento de datos por cuenta del Cliente

Para prestar el servicio, Portalis trata datos personales de residentes y de visitas por cuenta del Cliente, que es su responsable. Como encargado, Portalis se obliga a:

• Tratarlos únicamente conforme a estos términos y a las instrucciones que el Cliente da a través de la plataforma.
• Guardar confidencialidad sobre ellos.
• Mantener las medidas de seguridad descritas en el aviso de privacidad.
• Apoyarse únicamente en los subencargados listados en el aviso de privacidad — pagos, mensajería, infraestructura y facturación — y avisar al Cliente con 30 días naturales de anticipación antes de incorporar o sustituir alguno; si no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el cambio surta efecto.
• Notificar al Cliente sin dilación cualquier vulneración de seguridad que afecte los datos que trata por su cuenta.
• Al terminar el contrato, suprimir o devolver la información conforme al punto 12.

El Cliente conserva frente a sus residentes las obligaciones de responsable, incluida la de informarles del tratamiento mediante su propio aviso de privacidad.

10. Propiedad intelectual

El software, la marca, el diseño y la documentación son de Portalis. El contrato da derecho a usarlo mientras esté vigente, y nada más. La retroalimentación que nos envíes podemos usarla para mejorar el producto sin que eso te obligue a nada ni te dé derechos sobre el resultado.

11. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no comprometemos un porcentaje de disponibilidad en esta versión. Podemos interrumpirlo por mantenimiento, avisando cuando sea programado. Damos soporte por WhatsApp y correo en días hábiles.

12. La información es del Cliente

Los datos que el Cliente carga y los que genera el uso del servicio son suyos. Puede exportarlos en cualquier momento en formato legible por máquina.

Al terminar el contrato conservamos la información 90 días naturales para que pueda exportarla, y después la eliminamos, salvo lo que la ley obligue a conservar — en particular los registros contables y fiscales, cinco años conforme al Código Fiscal de la Federación.

13. Limitación de responsabilidad

Portalis responde por daños directos comprobados y hasta el monto de lo que el Cliente le haya pagado en los 12 meses anteriores al hecho que los cause.

Portalis no responde por: decisiones de la administración o de la asamblea; el contenido del reglamento interno o su aplicación; cuotas mal calculadas por datos que el Cliente cargó mal; disputas entre condóminos; lucro cesante; ni fallas de servicios de terceros fuera de nuestro control razonable — señaladamente WhatsApp, Stripe o el proveedor de internet del Cliente.

Nada de esto limita la responsabilidad que la ley no permite limitar.

14. Indemnidad

El Cliente sacará en paz y a salvo a Portalis frente a reclamaciones de terceros — señaladamente de residentes — que deriven de: datos personales cargados sin contar con la base legal para ello; cargos o cuotas emitidos sin fundamento en su reglamento o en sus acuerdos de asamblea; o el uso del canal de WhatsApp fuera de lo pactado en el punto 8. Esta obligación no alcanza la parte de una reclamación que se origine en un incumplimiento de Portalis.

15. Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por caso fortuito o fuerza mayor: eventos fuera de su control razonable que no pudieron preverse o que, previstos, no pudieron evitarse. Las obligaciones de pago ya devengadas no se suspenden.

16. Suspensión y terminación

El Cliente puede cancelar cuando quiera, con efecto al final del periodo ya pagado; no hay reembolsos por periodos iniciados. Portalis puede suspender el servicio de inmediato ante un uso que ponga en riesgo la plataforma, a sus usuarios o a terceros, o ante un incumplimiento grave que no se corrija dentro de los 10 días naturales siguientes al aviso.

17. Cambios a estos términos

Podemos modificarlos avisando con 30 días naturales de anticipación por correo o WhatsApp. Seguir usando el servicio después de esa fecha significa aceptarlos. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalización antes de que entren en vigor. Conservamos constancia de cada versión de estos términos, de su fecha de entrada en vigor y de la aceptación del Cliente.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales competentes de [CIUDAD Y ESTADO], renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.