Qué pide la asamblea de condóminos y cómo llegar listo

Una asamblea de condóminos se gana o se pierde antes de que empiece. No por oratoria: por si el expediente está armado o se armó el fin de semana anterior. Esto es lo que se te va a pedir y lo que se te va a preguntar.

Primero: la ley que te aplica es la de tu estado

La regulación de condominios en México es estatal, no federal. La Ciudad de México, Jalisco, Nuevo León y el Estado de México tienen cada uno su propio marco, y no coinciden en lo que más importa el día de la junta: con cuánta anticipación hay que convocar, cómo se cuenta el quórum y qué mayoría necesita cada acuerdo.

Por eso aquí no vas a encontrar «son siete días» ni «es el 51%». La página que te dé un número nacional te está dando el de un estado sin decírtelo. Los tres documentos que mandan sobre tu condominio son, en orden: la ley de tu entidad, tu escritura constitutiva y tu reglamento interno. Ten los tres impresos y sabrás más que casi todos los que van a estar en la junta.

La convocatoria

La convocatoria da validez a todo lo que pase después. Una asamblea mal convocada produce acuerdos impugnables: cobras la cuota extraordinaria, se hace la obra, y seis meses después alguien tumba el acuerdo que la sostenía.

Reglas generales, sujetas a tu ley:

• Quién convoca. Normalmente el administrador y el comité de vigilancia, y un porcentaje mínimo de condóminos cuando el administrador no lo hace. Ese porcentaje cambia por estado.
• Con cuánta anticipación. Lo fija tu ley estatal, y muchos reglamentos internos alargan el plazo. Manda el más exigente de los dos.
• Qué debe decir. Fecha, hora, lugar, si es primera o segunda convocatoria, quién convoca y el orden del día.
• Cómo se notifica. Entrega personal, correo, y fijarla en lugar visible de áreas comunes. Guarda constancia: acuses, fotos con fecha, lista de entrega. El día que alguien alegue que no se enteró, eso te salva.

El orden del día merece párrafo aparte. Como regla, la asamblea resuelve lo que se convocó y nada más. «Asuntos generales» sirve para comentar, no para aprobar un gasto de doscientos mil pesos que a nadie se le avisó. Si quieres que algo se apruebe, ponlo en el orden del día con nombre y monto.

Quórum y la segunda convocatoria

Aquí está la confusión más cara. El quórum no siempre se cuenta por cabezas. Algunas leyes lo cuentan por número de condóminos, otras por el valor de sus indivisos, y algunas piden las dos cosas. Cuál aplica en tu estado es lo primero que tienes que averiguar: cambia por completo quién debe estar en la sala.

Si el quórum no se reúne en primera convocatoria, se va a segunda, que normalmente resuelve con los condóminos que asistan. Dos trampas:

• La segunda convocatoria tiene que estar prevista: o se anunció desde la primera con su hora o fecha, o hay que emitir una nueva. No se improvisa en la puerta.
• «Los que asistan» no alcanza para todo. Los asuntos graves suelen exigir mayoría calificada sobre el total del condominio, no sobre los presentes. Modificar la escritura o el régimen, cambiar el destino de un área común o gravar bienes comunes son de ese tipo. Verifica cuáles son en tu ley antes de votar uno con diez personas en la sala.

Dos cosas más dependen de tu reglamento y de tu ley: si se aceptan cartas poder y cuántas puede traer una persona, y si el condómino con adeudo conserva su voto. Las dos se preguntan en la junta y conviene resolverlas por escrito antes, no con el micrófono en la mano.

Ordinaria y extraordinaria

La ordinaria es la de calendario. Ahí van el presupuesto del año, las cuotas ordinarias, la rendición de cuentas y la elección del administrador y del comité de vigilancia. La mayoría de las leyes estatales exigen al menos una al año.

La extraordinaria es para lo que no cabe ahí o no puede esperar: una obra mayor, una cuota extraordinaria, la remoción del administrador, un cambio al reglamento o a la escritura. Suele pedir mayorías más altas.

Antes de cobrar una cuota extraordinaria, revisa si tu ley te obliga a aprobarla en asamblea extraordinaria. Colarla como punto suelto de una ordinaria es un defecto de forma que después no se remienda.

«Poner las cuentas a disposición»: qué significa en la práctica

El administrador tiene que poner el estado de las cuentas a disposición de los condóminos, y «a disposición» no es «yo las tengo». La prueba: si un condómino te pide hoy el estado de cuenta de su unidad y tardas tres días en armarlo, no estaba a su disposición.

Lo que debe estar listo, de preferencia enviado con la convocatoria:

• Padrón de unidades con su indiviso y su titular.
• Estado de cuenta por unidad: cada cargo con su fecha, cada pago con su comprobante y el saldo resultante.
• Morosidad con antigüedad, no solo el saldo. No es lo mismo deber un mes que deber catorce.
• Ingresos y egresos del periodo con sus comprobantes.
• Movimiento del fondo de mantenimiento o reserva: saldo inicial, aportaciones, salidas y saldo final.
• Conciliación bancaria: libros contra banco, con las partidas que expliquen la diferencia.
• Presupuesto aprobado contra ejercido, partida por partida.
• Contratos vigentes y su costo mensual: vigilancia, jardinería, limpieza, elevador.
• Actas anteriores y el seguimiento de sus acuerdos.

Las preguntas que sí te van a hacer

No son sorpresas. Son siempre las mismas cinco.

¿Quién debe y desde cuándo? Con antigüedad, no solo el total. La respuesta correcta es una tabla, no un número.

¿Y qué se hizo con los morosos? Fechas y acciones: cuándo se les notificó, qué se les dijo, si hubo convenio y si lo cumplieron. Sin fechas, parece que no se hizo nada.

¿Dónde está el fondo de mantenimiento? En qué cuenta, cuánto entró, cuánto salió y con qué acuerdo se autorizó cada salida.

¿Por qué existe este cargo? Todo cargo recurrente sale de un acuerdo. Poder decir «acta del 14 de marzo, punto cuatro» termina la discusión en diez segundos. «Así se ha cobrado siempre» la empieza.

¿Cuánto costó la obra contra lo aprobado? Aprobado, ejercido y diferencia, con la explicación de la diferencia. Esta es la que hunde administradores honestos que no llevaron el comparativo.

Un «déjame checarlo y les digo» se perdona. El segundo, en la misma junta, es cuando la asamblea deja de creerte.

El acta

Lo que no queda escrito no obliga a nadie. El vecino que no fue queda obligado por el acta, no por lo que la gente recuerda.

El acta se asienta en el libro de actas y debería contener: la convocatoria y cómo se notificó, si fue primera o segunda, la asistencia con los indivisos representados, la constancia de quórum, el orden del día, cada acuerdo con el resultado de su votación, y las firmas.

Redacta los acuerdos como se van a ejecutar. «Se aprueba la impermeabilización» no sirve. «Se aprueba la impermeabilización por $96,780.00 contra la cotización anexa, con cuota extraordinaria prorrateada por indiviso según escritura, corte de padrón al 30 de septiembre y pago en dos exhibiciones» sí sirve: se puede cobrar, auditar y defender.

Algunos acuerdos, señaladamente los que modifican la escritura o el régimen, requieren protocolización ante notario e inscripción para surtir efectos frente a terceros. Confírmalo con tu ley estatal antes de darlos por hechos.

Cómo llegar listo

El expediente no se arma: se acumula. Con el registro al día, el paquete es un subproducto de un martes cualquiera.

• Registra el cargo el día que se emite, no cuando alguien pregunta.
• Aplica cada pago a su unidad y a su periodo, no como un depósito suelto que después hay que adivinar.
• Nunca edites un cargo ya pagado. Si hubo error, emite un ajuste que quede escrito. Un histórico que se puede editar no prueba nada.
• Concilia el banco cada mes. Doce conciliaciones toman menos tiempo que una anual, y encuentran el error cuando todavía se acuerda alguien.
• Guarda el acuerdo que justifica cada cargo recurrente, con fecha de acta.
• Manda el paquete con la convocatoria. Lo que se contesta por escrito antes no se pregunta en la junta.

Portalis está construido para que ese paquete exista solo: cada cargo con su fecha, cada pago con su comprobante y un saldo que cuadra sin que nadie lo cuadre.